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Formation en cours — Jour 2

De la découverte
à la pratique quotidienne

Aujourd'hui, on part de votre vécu — pas du support. Vous repartez avec une mémoire Copilot personnalisée, des prompts prêts à l'emploi, et des routines ancrées.

5 Modules
4 Ateliers pratiques
30–60' Économisées / jour
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01

Démarrage : votre retour d'expérience J1

On part de vous, pas du support.

J1 acquis
Tour de Contrôle & vision 360° Raccourci / et ancrage fichier CR 8 puces Teams Agents Copilot (concept)
🔍

Ce que vous avez testé

Vos premiers succès depuis J1 : synthèse mail, compte-rendu, recherche de fichier. On part de ce qui a marché pour vous.

🚧

Vos blocages du moment

Ce qui n'a pas fonctionné. On nomme les obstacles concrets avant de les résoudre — c'est le programme de ce matin.

❓

La question du moment

La chose que vous voulez comprendre ou tester aujourd'hui. On part de votre vécu, pas du support.

02

Debug & Réflexe Autonomie

Comprendre pourquoi ça bug — et savoir corriger seul.

Cas 1

"Copilot répond à côté"

Pourquoi Le prompt manque de contexte. Copilot "devine" et hallucine.
Fix Ajoutez votre CONTEXTE + / pour pointer le bon document.
Cas 2

"Ça ne marche pas en boîte partagée"

Pourquoi Copilot Chat ne peut pas scanner une mailbox sans droits "Full Access".
Fix Dans la Tour de Contrôle, mentionnez Mailbox [nom@scc.fr] dans votre prompt.

Exemple prêt à l'emploi :

Copier Dans la mailbox summit@scc.fr, liste les 3 derniers devis reçus. Format : tableau prestataire + montant.
Cas 3

"Le résumé n'est pas exploitable"

Pourquoi Le prompt est trop vague. Copilot produit un bloc générique inutilisable.
Fix Imposez votre structure → demandez un CR en 8 puces avec vos champs.

❌ Prompt vague

Résume cette réunion.

✅ Prompt structuré

Copier Génère le CR en 8 puces : Objet, Décisions, Actions, Responsables, Échéances, Risques, Points à clarifier, Prochaine étape.
📬 Boîtes partagées — les réflexes J2 Point de friction fréquent
Condition 1 Utiliser le Nouvel Outlook ou la version Web — pas l'Outlook classique.
Condition 2 Avoir les droits "Full Access" sur la boîte. Si ce n'est pas le cas → message à votre admin IT.
💡 Le mot-clé obligatoire : mentionnez toujours Mailbox [nom@scc.fr] dans la Tour de Contrôle — jamais dans le bouton "Résumé" d'un mail, qui ne voit que ce mail.
Copier Dans la mailbox summit@scc.fr, liste les 3 derniers devis reçus. Format : tableau prestataire + montant.

⚠️ Si ça ne marche toujours pas après le mot-clé → c'est un problème de droits, pas de prompt.

03

Votre Jumeau Numérique

Le module qui change tout — et que 90% des utilisateurs ne configurent jamais.

Sans mémoire, Copilot est un stagiaire.
Avec la vôtre, c'est votre collaborateur.

Par défaut, Copilot ne sait rien de vous. La mémoire, c'est ce qui le transforme en assistant qui vous connaît — et qui peut vous proposer exactement ce dont vous avez besoin.

La loi fondamentale : Value In, Value Out

Plus votre contexte est précis, plus l'IA est intelligente. Sans contexte, elle invente. Ce n'est pas de la magie — c'est de l'alimentation.

1

Déversez votre vrac — sans filtre

Ouvrez Copilot Chat. Racontez-lui votre quotidien comme vous le feriez à un nouveau collègue : votre rôle, vos galères du moment, vos outils, vos interlocuteurs, ce qui vous prend trop de temps, vos habitudes d'écriture, vos contraintes SCC. Tout. Sans structure, sans perfection.

Je suis assistante de direction du DG de SCC France. Je gère son agenda, ses déplacements, et tous les CR de direction. Ma plus grande galère en ce moment c'est les boîtes partagées summit@ et events@ qui débordent et que personne ne lit. J'écris toujours très formel, jamais de "Cordialement", je finis par "Bien à vous". Je déteste les mails trop longs. On a un Summit en juin et je cours partout pour les devis. Mes CR doivent suivre un modèle précis en 8 puces que le DG a imposé.
2

Demandez-lui de se présenter à vous

Une fois le vrac posé, demandez à Copilot de le structurer. Puis itérez — corrigez ce qu'il a mal compris, ajoutez ce qu'il a oublié. C'est là que vous prenez les commandes.

Copier Fais-moi une synthèse structurée de tout ce que tu sais sur moi, mon rôle et mes contraintes. Je corrigerai ce qui est inexact.

Puis, quand le portrait vous semble juste :

Copier Mémorise tout ça. À partir de maintenant, chaque réponse doit tenir compte de ce contexte.
3
✦ La question qui change tout
"Sachant tout ce que tu sais de moi,
propose-moi 3 missions sur lesquelles
tu pourrais me faire gagner du temps."
Copier Sachant tout ce que tu sais de moi, propose-moi 3 missions concrètes sur lesquelles tu pourrais me faire gagner du temps dès aujourd'hui.
01 Gestion Summit : Je peux scanner la mailbox summit@scc.fr chaque matin et vous résumer les devis en attente de validation, avec prestataire et montant, en 30 secondes.
02 CR réunion direction : Après chaque réunion Teams, je génère automatiquement le CR en 8 puces selon le standard du DG — sans que vous ayez à reformuler la structure.
03 Mails DG : Pour chaque brouillon que vous me soumettez, je l'ajuste dans votre ton — formel, concis, "Bien à vous" — sans que vous ayez à le préciser.

⚡ Atelier — Construisez votre Jumeau Numérique (45 min)

Ouvrez Copilot Chat (Tour de Contrôle M365). Pas de template, pas de cases à remplir — votre vrac à vous.

01 Déversez votre vrac librement. Vos galères, vos outils, vos habitudes, vos contraintes SCC. Minimum 5 minutes sans vous arrêter.
02 Demandez la synthèse. Corrigez ce qu'il a mal compris. Itérez jusqu'à ce que le portrait soit le vôtre.
03 Posez la question qui tue. Observez ce qu'il propose. C'est lui qui vous montre ce qu'il peut faire pour vous — pas l'inverse.

→ Quand les 3 missions collent à votre réalité : votre Jumeau Numérique est opérationnel.

⚠️
Si votre DSI a désactivé la mémoire permanente

Plan B : le fichier contexte sur OneDrive

Certaines DSI désactivent la mémoire Copilot pour des raisons de conformité RGPD. Dans ce cas, la séquence ci-dessus fonctionne toujours — mais le contexte s'efface à chaque fermeture de session.

La solution : créez un fichier Mon contexte Copilot.docx sur votre OneDrive. Collez-y votre synthèse validée. Chaque matin, ouvrez Copilot, tapez / + votre fichier, et ajoutez :

Copier Voici mon contexte de travail habituel. Tiens-en compte pour toute cette session.

💡 C'est le même raccourci / du J1 — appliqué à un nouveau problème. Et c'est vous qui contrôlez exactement ce que Copilot sait de vous.

04

Ateliers Métier

2h de pratique sur vos cas réels.

Atelier 1 30 min

Boîte mail & priorisation

Situation : votre boîte du lundi matin — 47 mails non lus.

  • Tri et priorisation — demandez les 5 mails les plus urgents depuis vendredi.
  • Réponse rapide avec mémoire + / sur le bon dossier.
  • Boîte partagée — mails en attente d'une action de votre part.
🎯 Objectif : repartir avec 3 réponses rédigées et validées.
Copier Liste les 5 mails les plus urgents reçus depuis vendredi. Format : expéditeur, objet, action requise.
Atelier 2 30 min

Compte-rendu réel

Situation : une réunion Teams qui s'est tenue récemment.

  • Activer la transcription dans l'onglet "Récapitulatif".
  • Générer le CR avec votre structure 8 puces. Itérer si nécessaire.
  • Finaliser et envoyer depuis Outlook avec votre mémoire.
🎯 Objectif : un CR complet, prêt à envoyer, en moins de 10 minutes.
Copier Génère le compte-rendu en suivant mon modèle : Objet, Décisions, Actions, Responsables, Échéances, Risques, Points à clarifier, Prochaine étape.
Atelier 3 30 min

Préparer une réunion

Situation : une réunion importante demain matin.

  • Retrouver le contexte — échanges et documents des 2 dernières semaines.
  • Structurer un ordre du jour de 45 min avec heure, sujet, responsable, durée.
  • Identifier les points non résolus depuis la dernière réunion.
🎯 Objectif : arriver en réunion avec un dossier complet préparé en 30 min.
Copier Recherche les échanges et documents liés à [nom de la réunion] des 2 dernières semaines. Résumé des points clés.
Atelier 4 30 min

Rédiger pour votre manager

Situation : note de synthèse ou mail stratégique.

  • Rédiger avec votre mémoire sur un vrai sujet du moment.
  • Itérer : raccourcir, reformuler, adapter le ton pour un CODIR.
  • Utiliser / pour ancrer la rédaction sur un document source réel.
🎯 Objectif : un document utilisable immédiatement, adapté au style de votre direction.
Copier À partir de / [fichier], rédige le résumé exécutif en 5 lignes pour le DG. Ton neutre et factuel.
05

Industrialisation

Standardiser, routiniser, ne plus repartir de zéro.

📚 Vos 5 prompts essentiels J2 — cliquez pour copier

CR réunion Teams
Copier Génère le CR en 8 puces : Objet, Décisions, Actions, Responsables, Échéances, Risques, Points à clarifier, Prochaine étape.
Tri boîte mail
Copier Liste les 5 mails les plus urgents depuis [date]. Format : expéditeur, objet, action requise.
Note de synthèse
Copier À partir de / [fichier], rédige un résumé exécutif de 5 lignes pour le DG. Ton neutre et factuel.
Mail de suivi
Copier Rédige un mail de relance sur [sujet]. Ton professionnel SCC. Maximum 4 lignes.
Recherche contextuelle
Copier Dans la mailbox [nom@scc.fr], retrouve tous les échanges sur [sujet] depuis [date].

🔁 Vos 4 routines Copilot au quotidien

🌅

Chaque matin

5 minutes

Tour de Contrôle → "Qu'est-ce qui est urgent dans ma boîte et mes canaux Teams depuis hier ?"

📅

Avant chaque réunion

5 minutes

Retrouver le contexte + les points non résolus. Préparer un ordre du jour structuré.

📝

Après chaque réunion

5 minutes

Onglet Récapitulatif Teams → Prompt 8 puces → CR directement utilisable.

📬

Pour chaque mail complexe

2 minutes

Résumer le fil + lister les actions. Répondre avec mémoire + / sur le dossier concerné.

06

Et si vous allez plus loin : les Agents

Un agent = un Copilot avec une mission fixe et permanente.

✍️

Agent "Style Direction"

Il connaît le ton de votre manager. Soumettez un brouillon, il le reformule dans le bon registre.

📋

Agent "Expert CR"

Il a votre modèle 8 puces en mémoire permanente. Tapez juste vos notes brutes.

🗓️

Agent "Summit & Événements"

Il connaît toutes les règles de déplacement SCC, les prestataires habituels, les contacts clés.

🛠️

Créer votre premier agent — 10 minutes

Apps → Copilot Studio → Créer un assistant → Nommez-le → Donnez-lui sa mission + ses documents.

Si vous avez le temps après les ateliers, essayez en binôme.

✓

Ce que vous repartez avec aujourd'hui

J2 = pratique. Vous avez produit, testé, ancré. Maintenant vous utilisez.

✓

Votre Mémoire Copilot personnalisée SCC

Copilot vous connaît. Plus besoin de tout ré-expliquer à chaque session.

✓

Vos 4 productions concrètes

Mail, CR, ordre du jour, note manager — réutilisables dès demain matin.

✓

Votre bibliothèque de 5 prompts standards SCC

Partagez-les avec vos collègues. Ces prompts = votre capital de temps.

✓

Vos 4 routines quotidiennes

30 à 60 minutes économisées par jour. Dès demain.

Dès demain matin

Ouvrez Copilot avant votre première réunion. Appliquez vos routines. Partagez vos premiers succès sur le canal Teams SCC dédié à Copilot.

Ressources : Mémoire Copilot · Bibliothèque de prompts · Modèle CR 8 puces

📅 Votre plan J+7 — la suite du J1

"La maîtrise de l'IA est un muscle. Si vous ne pratiquez pas dans les 48h, vous perdez le bénéfice de la journée."

J+1 — demain

Réflexe Résumé — Ne lisez plus un fil de plus de 5 mails sans cliquer "Résumé par Copilot".

J+2 — cette semaine

Vos 4 routines — Matin, avant réunion, après réunion, mail complexe. 30 à 60 min économisées.

J+5 — fin de semaine

Standard 8 puces — Imposez votre modèle CR à chaque réunion Teams. Zéro re-travail.

J+7 — semaine prochaine

Votre premier Agent — Créez l'Agent "Expert CR" ou "Style Direction" depuis Copilot Studio.

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